17 de Junio de 2016 · 12 min de lectura
En APSL intentamos adaptarnos a las necesidades personales de nuestro equipo en la medida de lo posible. Desde horarios flexibles a la organización de las vacaciones, siempre intentamos que la conciliación sea una realidad y no una historia de ciencia ficción o postureo frente a las cámaras. Una de nuestras políticas que más ayuda es la posibilidad de trabajar en remoto desde casa o cualquier otro lugar, o la de adaptar el horario a una situación familiar. Por eso, hoy os queremos contar nuestra experiencia con el trabajo remoto: cómo lo hacemos, las ventajas, los problemas que nos hemos encontrado y las historias de algunos compañeros.
En nuestra aproximación al trabajo remoto distinguimos dos casos bien diferenciados: el puntual y el permanente. Cualquier miembro del equipo APSL puede decidir trabajar algún día desde casa, ya sea porque viene el fontanero y tiene que estar en casa, porqué debe recoger a los niños del colegio o porque necesita ganarle una hora al día ahorrando los desplazamientos. En estos casos, basta con tener el entorno de desarrollo preparado y avisar al resto del equipo para que no se preocupe al ver que no llega por la mañana. En el caso de un trabajo permanente hablamos de una situación diferente, que se aplica a miembros del equipo de forma personalizada.
Antes de que una persona pase a trabajar en remoto de forma permanente debemos considerar un aspecto clave: la adaptación a la cultura de la empresa. Uno de los problemas de trabajar desde fuera de la oficina es que es difícil integrarse en la vida social de la misma, conocer al resto del equipo más allá del trabajo o estar al tanto de los debates profesionales que están en marcha. Cuando ya estás metido en esa rueda, por muy lejos que te vayas no dejarás de estar dentro. Por ello, de momento hemos preferido no realizar incorporaciones en remoto desde el minuto cero.
El primer paso a la hora de trabajar en remoto es elegir el mejor entorno de trabajo, sobretodo si estás trabajando en casa. Siempre que sea posible, es mejor alejarse de las zonas comunes de la vivienda por dos motivos: para intentar separar al máximo el ambiente laboral del familiar y para evitar posibles distracciones. Resulta difícil cambiar las costumbres del resto de habitantes de la casa para ver que no estás de descanso, sino trabajando.
Una vez hemos elegido ese entorno perfecto o, al menos, lo mejor posible, debemos montar nuestro workspace. Es importante que las mesas y sillas sean las adecuadas, no es lo mismo la silla de escritorio que tenemos en casa y que usamos ocasionalmente, que una silla adecuada y pensada para trabajar ocho horas. En este caso merece la pena realizar la inversión y comprar la silla adecuada: tu espalda lo agradecerá a medida que pasen las semanas. También es importante que entre la luz, tener elevadores de pantalla y tener una correcta climatización por el mismo motivo. Esto parece evidente, pero no todo el mundo tiene un rincón adaptado en su casa para trabajar una jornada completa y hay que planteárselo desde el inicio.
En este punto ya podemos encender el ordenador y empezar a producir como si no hubiese un mañana. Sobra decir que para poder trabajar en remoto, nuestro flujo de trabajo y nuestras herramientas deben permitirlo. En el caso de un desarrollador de software no encontraremos demasiado problema ya que tenemos herramientas preparadas para trabajar de forma distribuida: los repositorios de código, el gestor de tareas, seguir la filosofía 12 factors (http://12factor.net/). Además, para conectarnos a recursos que están en la oficina utilizamos una VPN, por ejemplo, para conectarnos a los servidores de bases de datos en desarrollo. En otro tipo de empresas también hay opciones similares, lo importante es asegurar que las tenemos y que podemos trabajar de la misma forma estemos donde estemos.
Una vez que estamos trabajando en remoto, desde nuestra casa, en un despacho con vistas al mar o sea como sea empezaremos a notar el cambio: estamos solos. El apoyo del resto de compañeros que están en la oficina, es decir, la gran mayoría del grupo, es muy importante. Hablamos de un apoyo o una implicación tanto en el ámbito personal como en el laboral. No sólo el trabajador en remoto se debe adaptar, sino que es un cambio global de los compañeros que trabajen más estrechamente con él.
En el ámbito laboral, el cambio puede afectar a las costumbres del equipo y a la forma de gestionar los proyectos. En la oficina nos solemos organizar en “islas” con los compañeros con los que trabajamos más estrechamente para facilitar una comunicación fluida. Este esquema cambia con un trabajador en remoto, ya que está en una isla desierta. Para compensarlo cada mañana tenemos una reunión por videoconferencia con un miembro del equipo para comentar las novedades y organizar el trabajo del día. A eso sumamos una videollamada adicional cada vez que ocurre algo importante. Cuando estás en remoto ante la duda de enviar un e-mail o hacer una videollamada casi es mejor hacer esto último, ayuda a mantener el contacto y al igual que en la oficina verbalizar un problema es parte ya de la solución.
A nivel de gestión de proyectos el trabajo en remoto significa poner algo más de esfuerzo al redactar alguna descripción, es decir, ningún esfuerzo fuera de lo común, pero facilita especialmente el trabajo a la gente que no está contigo. Si hay alguna duda o queremos tener un debate técnico, revisión de código o similar, iniciamos una videollamada y compartimos pantalla si es necesario.
Otra adaptación que hemos tenido que realizar está en la reunión de los viernes, en la que el gerente Antoni Aloy (@aaloy) (el amado líder en nuestra jerga troll) nos cuenta las novedades y los nuevos proyectos que están en marcha. En este punto empezamos con un sistema rudimentario: una tablet conectada con Hangouts nos retransmite la reunión. Además, no son raras las bromas como que algún compañero la coja y nos sirva de cámara o la use como careta. Después de unos meses de experiencia ya hemos invertido en mejores recursos, nos enteramos de las bromas que hay en el ambiente y de los chistes malos de Llorenç (@lltorrens_), que aspira a suceder a Matías Prats.
En el ámbito personal, el trabajador que está solo se pierde la parte social presencial de la empresa. Es decir, hay bromas en los grupos de conversación como el de Telegram, pero esa es solo una pequeña parte de la interacción que hay entre compañeros en la oficina, en el café o durante las comidas. Eso puede hacer que un trabajador en remoto se sienta solo si el resto del equipo no le arropa o hace un esfuerzo por ir informando de alguna anécdota, el debate de la comida o los cotilleos de oficina.
Una broma que tenemos en el grupo es el test de los pantalones: prácticamente cada vez que iniciamos una videoconferencia nos piden que demostremos que llevamos pantalones y no estamos trabajando en ropa interior. Este tipo de bromas ayuda a normalizar la situación al tiempo que nos obliga a estar siempre en guardia y llevar pantalones (abajo la dictadura de la tela, libres domingos y domingas!).
La comunicación y la coordinación entre los miembros del equipo cambia, lo que antes se resolvía con una conversación corta ahora requiere mandar un mensaje, iniciar una videollamada o distraer a alguien. También exige que los trabajadores estén más pendientes de los chats de grupo o similares, ya que no se sabe si un compañero te pregunta algo urgente. Por eso es muy importante que todo el equipo tenga las herramientas de comunicación remota activadas.
Damos prioridad a las videoconferencias frente a un simple chat. Aunque lo que tengamos que decirnos sea algo rápido, preferimos hacer una videollamada. El contacto visual nos ayuda a conectar más con el ambiente de la oficina. También ayuda a no acabar en conversaciones de chat infinitas o malentendidos por redacciones rápidas: una mala redacción puede llevar a un buen rato para entenderse.
Nuestra herramienta preferida para videoconferencias y llamadas es Google Hangout, a nosotros nos van como anillo al dedo, se inicia rápidamente, funciona sobre el navegador, la configuración es mínima y permite compartir la pantalla y ver la del otro. Además ya utilizamos Google Apps en otros ámbitos de la empresa, por lo que nos es más natural y ya lo tenemos todos por defecto. También utilizamos otras herramientas colaborativas como Google Docs que se suman a las típicas de un desarrollador que ya están preparadas para el trabajo distribuido como los repositorios. Seguramente hay muchas opciones, esto no es un análisis detallado y no estamos afirmando que no haya otras mejores!
Control de horas, documentación y sistema de ticketing son otros puntos clave a tener en cuenta. Aunque no son exclusivos del teletrabajo, ni mucho menos, pensamos que sí deben tener una atención especial al no tener un contacto visual con el resto del equipo. Lo que se podría justificar sólo con un vistazo, por ejemplo viendo a un compañero haciendo una reunión improvisada en la cocina, no es posible cuando estás en casa. Cuando hay mucha movilidad entre entornos de trabajo tener correctamente configurado el editorconfig en el proyecto nos eliminará de un plumazo tener que estar configurando aspectos tan tediosos como si los espacios o tabuladores, la indentación de 2 ó 4, etc.
Herramientas como Redmine nos van muy bien para gestionar las tareas; Toggl, Hamster o un simple cronómetro al lado del teclado nos ayudarán para conocer el tiempo que estamos trabajando que es fundamental, a parte de saber el tiempo invertido en el proyecto, para darte cuenta de cómo estás organizando tu propio tiempo. Tenemos que ser muy disciplinados en este aspecto o podemos acabar no siendo conscientes del tiempo que estamos dedicando a cada tarea.
También es importante que todo el equipo tenga el hardware adecuado, es decir tener listo siempre el conjunto de webcam más micro. En APSL, siempre que es posible, dejamos elegir entre trabajar con portátil o con sobremesa. En el caso de los portátiles ya está resuelto, pero en el caso de sobremesa se debe añadir el micro y la cámara a ese equipo. Si es necesario, añadimos una webcam de mejor calidad también a los portátiles, sobretodo para las propias personas que trabajan en remoto. El tema de que esté siempre listo es vital, al no hacerlo añades trabas y desincentivas realizarla.
Otra opción que funciona muy bien es la utilización de teléfonos y tablets a la hora de realizar las videoconferencias. Tener fibra en la oficina y en remoto ayuda, pero con que uno de los dos la tenga la comunicación es muy fluida.
Periódicamente conviene organizar reuniones de todo el equipo, ya sea como excusa para coordinar un proyecto, hacer un kickoff meeting, etc. Lo importante es que el contacto humano se mantenga de tanto en tanto.
Esto se agradece y se celebra especialmente cuando la persona desplazada trae productos típicos, ya sea un flaó Ibicenco o unos carquinyols de Girona.
Desde sus inicios los principales clientes de APSL han sido empresas de fuera de la Isla de Mallorca. Estamos muy acostumbrados a trabajar mediante el gestor de proyectos, e-mail, llamadas telefónicas y videoconferencias. Y dado que siempre hemos mantenido la política de teletrabajo a nuestros clientes no les extraña la frase “hoy trabaja desde casa”. El teletrabajo contínuo de algunos miembros del equipo simplemente ha hecho que el cliente se acostumbre a utilizar más Skype o Hangout. Y sí, tenemos mucha suerte con nuestros clientes, pero es lo que tienes cuando buscas no solamente ingresos sino trabajar con proyectos interesantes y buena gente.
Cuando la persona desplazada trabajaba para un cliente de la Isla, más acostumbrado a pasar por la oficina, al principio les choca un poco. Pero en pocos días las reticencias desaparecen: el trabajo se hace igual, la comunicación no cambia y además se ahorran el paseo al Parc Bit un día de verano. Él único impacto es que las reuniones en las que es imprescindible la presencia física se deben planificar con más antelación.
La disciplina es uno de los puntos clave del teletrabajo, y aunque es algo muy personal, creemos que hay una serie de puntos comunes a tener en cuenta. Intentar cumplir siempre un horario fijo para mantener una rutina de trabajo, es importante. Aunque haya cierta flexibilidad, tus compañeros de trabajo y tu familia, deben saber que horario estás haciendo por si tienen que localizarte o respetar tu concentración.
Otro punto importante, aunque no lo parezca, es la vestimenta. Después de compartir nuestra experiencia con compañeros de otras empresas, que también apostaron por el teletrabajo, coincidimos en que hay la tentación de irse dejando... Incluso alguno nos comentó que acabó trabajando en pijama. Este es un caso extremo, pero significativo. Creemos que es importante tener el hábito de vestirse correctamente, como si fueras a la oficina, ya no por si tienes que realizar una videoconferencia, si no por amor propio o comodidad. Además, nosotros tenemos instaurado el viernes como día oficial de la camiseta friki, y aunque estemos trabajando desde casa, también lo cumplimos. Ah! Y por supuesto… siempre trabajamos con los pantalones puestos…
Cuando el teletrabajo viene motivado por temas de conciliación familiar (léase niños pequeños) a veces es complicado tener un horario fijo: visitas al médico, una mala noche, hoy no tienes la abuela que se hacía cargo. Eso es normal, ahí la rutina no es posible y lo que se debe procurar es encontrar bloques de tiempo de entre dos y tres horas para dedicarlos a trabajar y repartir la jornada coincidiendo con las horas de siesta del bebé o cuando menos distracciones puedas tener.
Sobre la concentración y distracciones, aunque son puntos comunes entre trabajar en la oficina y en casa, pueden variar un poco. Una distracción muy habitual es la de la familia, que por ejemplo te pide que hagas recados “ya que estás en casa”.
El hecho de trabajar en tu hogar no sólo implica una adaptación por parte del trabajador, sino también de la familia. Hasta ese momento, los familiares estaban acostumbrados a tenerte en casa en un rol de descanso, donde comentabas las anécdotas vividas durante el día. Sin embargo, cuando empiezas a trabajar allí es muy difícil separar estos dos ambientes. Un detalle tan simple como dejar la puerta cerrada ayuda a diferenciar cuándo estás trabajando y cuándo estás disponible. Aunque al principio cuesta, la experiencia nos ha enseñado que se acaba consiguiendo. Identificar cuándo se está en horario laboral y cuando no, ya sea con la puerta, un cartelito o un cambio de vestuario es fundamental.
También cabe destacar la parte positiva, que es el hecho de estar sólo. En la oficina hay mucho más dinamismo y movimiento: si viene un cliente, una llamada, un comentario de un compañero, una broma... Todo estos eventos no ayudan a la concentración. Al estar en casa con menos inputs, se mejora mucho en este aspecto. Es cierto que puedes tener distracciones en los chats, pero existe una buena técnica para evitarlas: silenciarlos.
De todo lo comentado el problema que más nos afecta, que más sufrimos, el que no nos deja dormir y el que nos indigna es el perdernos las meriendas. En todo grupo de personas que quiera llamarse equipo se celebran los cumpleaños invitando a una buena merienda. En nuestro caso ensaimadas, cocas de trampó, bizcochos, tartas Tudurí (fabricante local del que somos muy fans), etc… Los que trabajamos en remoto nos perdemos ese festival de socialización y calorías, por cada merienda que nos perdemos morimos un poco por dentro y no engordamos nada por fuera.
Este artículo se ha redactado de forma totalmente distribuida. Hemos creado un documento en Google Docs y definido un índice de puntos clave que han ido desarrollando las personas implicadas. Ha sido un buen ejemplo de cómo trabajar de forma distribuida, viendo el historial de cambios de tus compañeros y coordinandonos a través de herramientas de chat.
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