Remote First: haciendo el trabajo más humano a través de la tecnología

Desde los inicios de APSL hemos tenido muy presente la conciliación de la vida personal, familiar y laboral de nuestros trabajadores.  Consideramos que la flexibilidad horaria es muy importante para poder cuidar de los hijos o personas dependientes y por este motivo desde APSL siempre hemos apoyado y facilitado el trabajo en remoto, sea éste temporal o permanente.

Gracias a nuestra experiencia trabajando en remoto la situación actual no nos debería suponer ningún problema, ya que podemos seguir trabajando desde casa como hemos hecho cuando ha sido necesario.  

Gracias a esta experiencia, a nuestros Clientes no les extraña que se propongan reuniones por videoconferencia ya que en general propiciamos esta vía de comunicación.

Estas son algunas de las medidas y recomendaciones que desde APSL hemos aplicado para poder seguir ofreciendo nuestros servicios.

Nuestras herramientas

Actualmente estamos distribuidos en 5 oficinas, además de la gente que habitualmente está en remoto, por lo que la utilización de herramientas de trabajo en remoto y procedimientos está interiorizada en nuestra cultura.

Las videoconferencias, los chats, documentos compartidos y gestión de proyectos online nos ayudan a cooperar en el trabajo diario sin importar dónde decidamos estar.

Usamos G suite para el trabajo colaborativo, las videoconferencias y Zulip como herramienta de chat interno y comunicación entre equipos. Y por cierto, en APSL a Zulip lo llamamos "vater", ya que se basa en el videojuego clásico «Day of the Tentacle» porque originalmente solo lo usábamos para pasarnos ficheros.

Otra de nuestras herramientas es Redmine, una herramienta para la gestión de proyectos, incidencias y peticiones de nuevos desarrollos de aplicaciones.  Esta herramienta interna nos permite organizar y distribuir la carga de trabajo de los equipos, documentar y gestionar la capacidad.

Y también tenemos un canal de Telegram que actúa como “bar virtual” para los cotilleos y demás y que hace también la función de canal oficial.

Los pases a preproducción y producción están automatizados, con sistemas de integración continua y despliegue, por lo que nuestros desarrolladores son muy autónomos a la hora de trabajar.

Tenemos varias listas de correo (agrupaciones de usuarios de email) de Gmail para organizar el trabajo de los grupos. De este modo todos los miembros del equipo pueden estar informados y evitamos tener que acordarnos de poner en copia a uno u otro.

Por lo demás, usamos VPN cuando el programador necesita acceder a código compartido, y una plataforma que nos permite indicar vacaciones, días libres enteros o parciales, los días que estaremos en remoto o no y ausencias.
Nuestro ERP, Odoo, también nos permite acceso remoto, por lo que podemos contabilizar, realizar gestiones y facturar.

El protocolo previsto ante el COVID-19

Gracias a nuestra experiencia como empresa orientada al trabajo en remoto nos ha resultado más fácil y rápido implementar “Remote First” ante la situación de urgencia que supone COVID-19.

El día 6 de marzo se informó a todo el equipo APSL de una serie de actuaciones y normas concretas de actuación frente al COVID-19 recomendando:

• Seguir las recomendaciones de las autoridades sanitarias.
• Evitar ir a zonas clasificadas como de riesgo e incluso desplazamientos donde haya aglomeraciones, excepto que sea estrictamente necesario. En caso de ir hay que guardar los quince días de cuarentena y tenerlo previsto para poder seguir trabajando desde casa.
• Si por algún motivo es necesario visitar alguna de las zonas de riesgo se recomienda viajar con el portátil para tener la opción de trabajar en remoto en caso de tener problemas para volver.
• En caso de tener síntomas se recomienda llamar antes de ir al hospital o PAC para así no contagiar al personal sanitario.  Esto se ha confirmado por la campaña #Quedateencasa promovida por profesionales del sector salud en redes.

El pasado día 11 de marzo se informó a todo el equipo de APSL de las siguientes nuevas recomendaciones:

• Se estableció el “Remote first” animando a los trabajadores de APSL que puedan trabajar en remoto que lo hagan y así evitar reuniones presenciales en la medida de lo posible.
• También se recuerdan las recomendaciones sanitarias para evitar contraer el COVID-19: lavarse las manos con frecuencia y evitar zonas de riesgo o fuera de nuestro entorno habitual.

Gracias a las herramientas actuales y a nuestra experiencia trabajando en remoto podemos dar ejemplo y minimizar riesgos quedándonos en casa.

Sobre el trabajo en remoto

Trabajar en remoto no es únicamente disponer de las herramientas, es también cambiar de filosofía de trabajo y de gestión del tiempo.

El teletrabajo implica tener un espacio en casa habilitado para tal fin, en algunas ocasiones es posible y en otras no.  En casos como el que nos encontramos estos días, poder teletrabajar implica que para la gente que irá a la oficina, porque así lo prefiere o necesita, minimiza los riesgos.

En nuestra opinión el teletrabajo es beneficioso para todos.  Por una parte permite conciliar la vida laboral y familiar, por otra actúa como plan de contingencia garantizando la continuidad de la empresa en casos en los que por las razones que sea no se puede ir a la oficina.

Trabajar en remoto implica cambiar de filosofía. No es únicamente la capacidad de hacer videoconferencias. Significa que la gente pueda tener autonomía en su día a día para realizar su trabajo y que éste no dependa de dónde estés sentado o de la hora exacta en la que estés trabajando.

A nosotros nos va muy bien la organización en equipos pequeños, pizza teams o delivery teams, como les queramos llamar, que se organizan en su día a día sin importar si los componentes del equipo están en la misma oficina o no.

La situación actual es una prueba de fuego para muchas empresas que van a habilitar la modalidad de teletrabajo a marchas forzadas.

Corremos el riesgo de que estas prisas acaben en la conclusión de “nosotros lo probamos y no funcionó”.

Debemos evitar caer en esta trampa.

Habilitar una empresa para que pueda trabajar en remoto no es un proceso que se pueda hacer de un día para otro. La tecnología en estos momentos nos permite llevar a cabo planes de contingencia rápidos, pero tener una empresa orientada a trabajar en remoto va más allá y es un proceso.

¿Y ahora qué?

Como empresa implicada en la sociedad hemos querido dar ejemplo y habilitar el protocolo “remote first”, tanto para garantizar la continuidad de negocio, y más importante, para contribuir a romper la cadena de contagios.

Nos esperan unas semanas duras y unos meses en la que veremos cómo responde la economía.

Debemos actuar con responsabilidad, para pasar el momento actual, haciendo caso de las autoridades sanitarias y también con previsión, preparándonos para el día después, cuando haya pasado todo y poder volver a la normalidad lo antes posible.

Pensamos que aquellos profesionales que podemos trabajar en remoto debemos aprovechar esta posibilidad al máximo en estos momentos y hacerlo de manera responsable, es decir, siguiendo las pautas de las autoridades sanitarias y contribuir así a romper la cadena de contagios.

El COVID-19 es una prueba muy dura de resiliencia para todo el mundo y es necesario que unidos contribuyamos a que la situación se normalice lo antes posible.  También es una oportunidad para poner la tecnología al servicio de hacer el trabajo más humano.

#Quedateencasa #trabajarenremotoesmashumano #videoconferenciasconcamaraon